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La zona 1 del escritorio, está dividida, a su vez, en cuatro apartados:

Calendarios

El C.R.M., en su escritorio, dispone de 4 calendarios diferentes que podemos utilizar para diversos cometidos. Estos calendarios actúan a tenor del nombre que se encuentra seleccionado en el desplegable que se encuentra debajo de los mismos. Por defecto, viene nuestro nombre indicado, por lo que los calendarios que nos va a mostrar son de nuestra cuenta, nuestros calendarios. No obstante, podemos seleccionar otro trabajador y consultar sus calendarios, con las restricciones que impone el calendario laboral.

Veamos una por una las posibilidades que nos ofrecen.

Mi calendario laboral. En este calendario, además de los días festivos comunes para todos los trabajadores, se muestran los días ocupados con relación a nuestro horario laboral, las vacaciones que hayamos seleccionado, las bajas que hayamos tenido y cualquier tipo de ausencia justificada o no que hayamos podido tener o tengamos previsto tener en el futuro. Los calendarios laborales se gestionan desde el módulo de Recursos Humanos. Desde esté botón de comando accedemos a nuestro calendario personal.

Minicalendario de jornada laboral. Se trata de una herramienta muy útil para comprobar todos y cada uno de nuestros registros de jornada laboral de una forma gráfica y sencilla.

Mi Calendario Diario. Este calendario nos muestra la agenda diaria de cualquier usuario de la aplicación. En la lista desplegable que se encuentra debajo del icono, indicaremos el usuario sobre el que queremos ver su agenda, tanto diaria, como semanal, como mensual. En el calendario, o cualquiera de ellos se mostrarán las peticiones que tenemos programadas para los días que se muestran en él. Todas las peticiones pendientes aparecen en nuestro escritorio, pero no todas las peticiones se sincronizan con los calendarios, que a su vez, están sincronizados con el calendario de Google Calendar, lo que permite llevarlo en el móvil. Para más información sobre las peticiones que se sincronizan con el calendario y las que no, debemos remitirnos a sincronización.

Mi Calendario semanal En él encontraremos todas las peticiones de calendario de una semana determinada, de lunes a sábado y de 800 a 2000 h, pudiédose desplazar por las semanas.

Como en el resto de calendarios se mostrarán las peticiones planificadas para los días y las horas que muestra el calendario.

Mi calendario mensual El calendario mensual no se diferencia de los anteriores calendarios en cuanto a funcionamiento y composición. Simplemente nos permite una visual del mes completo.

Existe una funcionalidad extra que poseen el calendario diario y el calendario mensual, y que se muestra en la siguiente imagen, que podemos encontrar en la parte derecha del calendario.

Se trata de un mini-calendario que nos permite una serie de funciones:

  • Nos permite acceder a calendarios de otros meses y de otros años de forma rápida.
  • Nos indica el próximo evento ‘Visita comercial‘.
  • Nos permite movernos entre fechas con las flechas de desplazamiento que tiene incorporadas, volviendo al día de hoy con un solo click.
  • Nos permite incluir notas o recordatorios en cualquier fecha del calendario, situándonos en la fecha indicada y creando la nota en el recuadro correspondiente, pulsando ‘anotar‘ al finalizar. De esta forma, cuando nos encontremos en el día señalado, al consultar el calendario, se nos mostrará la nota que hemos creado para ese día. Las notas creadas aparecerán en el espacio inferior (Anotaciones para el día seleccionado). Estas anotaciones directas en calendario no se muestran en ningún otro sitio de la aplicación, ni están enlazadas a cuentas u otros objetos. Son única y exclusivamente para la consulta en este espacio.

Existe, también, en esta parte del escritorio, un mini calendario, cuyo icono de acceso se muestra en la imagen lateral, que permite que el usuario puede registrar la jornada laboral de forma manual. Desde este icono se abre un pequeño calendario en el que se puede, de forma muy cómoda, registrar, por parte de los trabajadores que sean usuarios, su jornada laboral. Para ello, no tienen más que pinchar sobre dicho icono y se abrirá un calendario que, si se selecciona la opción Registrar jornada se abre un nuevo formulario desde el que se pueden realizar los registros de inicio y finalización, como puede verse en la siguiente imagen:

Una importante funcionalidad, existente en este apartado del escritorio, es la que nos permite conocer el calendario individual de cada uno de los usuarios de Cow CRM. Para acceder a dicha información, es necesario elegir en el selector Planificación, que muestra la siguiente imagen, el nombre del que queremos acceder a los datos de su agenda, y, según pinchemos en el calendario correspondiente al de un día, de la semana o del mes, ubicados encima de dicho selector, veremos en el panel central la actividad pendiente de dicho usuario.

Las opciones Mis y Todos actúan de filtro para listados de peticiones y la búsqueda de las peticiones propias o las de todos los usuarios del C.R.M., como veremos más adelante.

En este bloque de altas-búsquedas podemos ver varios elementos comunes. Un espacio en blanco en el que escribimos la cadena de búsqueda que deseamos realizar, un ‘icono de búsqueda’ y un ‘icono de alta’.

El primer grupo está compuesto por documentos y cuentas, como se muestra en la imagen:

 

Se trata de bloques fijos, no configurables, que nos permiten trabajar con documentos o con cuentas. El apartado de documentos es igual que los demás que veremos a continuación (búsqueda y alta), pero el espacio para cuentas dispone de otras utilidades. El espacio de búsqueda es igual al resto y en él escribiremos la cadena que deseamos buscar. Supongamos que deseamos buscar la cadena ‘fri’, porque recordamos que pertenece a una cuenta, pero no la recordamos:

Si pulsamos en el botón ‘buscar’ que aparece al lado, nos podría mostrar, por ejemplo, el siguiente mensaje:

Los campos entre los que busca el C.R.M. son, como se muestra en la imagen anterior: Codigo de la cuenta, Nombre, CIF, móvil y correo electrónico. Al hacer doble-click sobre el resultado, nos mostrará la cuenta de ese cliente.

Al pulsar en este icono se nos muestra nuestra ficha de trabajador.

 

Este botón de comando nos muestra un listado de contacto rápido para que podamos operar con las cuentas. En la imagen siguiente se muestra el listado al que vamos a acceder, en el que podemos filtrar por la letra inicial de las cuentas.

Cada petición del Escritorio dispone, además de los elementos que hemos comentado anteriormente, de otro icono representado por la letra M para dar de alta nuevas peticiones múltiples. Las peticiones múltiples son peticiones que podemos enviar a más de una persona y no todos los tipos soportan la característica múltiple.

La búsqueda funciona como ya hemos comentado. Escribiremos algún dato sobre la petición en el recuadro del tipo de petición que deseamos buscar. Si por ejemplo, buscamos una tarea que incluye la palabra ‘informe’, escribiremos la palabra en el recuadro al lado de tarea y nos mostrará un formulario con los resultados:

En el ejemplo encontraría un resultado y en él podemos ver en los campos en los que busca: Título de la petición y contenido.

La búsqueda se puede filtrar por años, según muestra el desplegable que encontramos debajo de las peticiones.

Otra de las funciones que encontramos es la de organizar las peticiones según el uso que le damos a la herramienta, según nuestro puesto de trabajo en la organización. Por defecto, el programa, al instalarse tiene seleccionadas siete peticiones para acceso y búsquedas rápidas, pero se pueden seleccionar las siete peticiones que más utilice el usuario, pulsando en el botón ‘Organizar favoritos‘.

Cada una de las peticiones pueden ser seleccionadas y colocadas en el orden que desee el usuario. Una vez realizados los cambios que deseemos, pulsaremos en el botón, tal y como se muestra en la imagen anterior, para que nuestros cambios sean guardados.

Otros dos buscadores podemos encontrar al final de esta sección: buscador de mensajes instantáneos y buscador de correo electrónico, que funcionan como los anteriores y que permiten crear nuevos desde aquí. La mensajería instantánea es un servicio de chat entre los usuarios de la aplicación.

Servicio de mensajería

La mensajería es un servicio entre los usuarios de Cow CRM y lo pueden utilizar cuando se encuentran conectados a la vez. El sistema también lo utiliza para enviar mensajes automáticos a los usuarios conectados en momentos que precisa comunicarles alguna cosa, como es el caso de la apertura de nuevos bloques con nuevas funcionalidades. En el momento de abrir la aplicación, revisa nuestra mensajería y nos informa de los mensajes que puedan haberse quedado pendientes en nuestra ausencia.

Si enviamos un mensaje de chat a un usuario que no está concetado, en el momento que inicie la aplicación, recibirá el mensaje. Puede resultar muy útil para dejarse mensajes entre turnos, por ejemplo.

No está diseñado para mantener conversaciones entre compañeros de trabajo, para ese cometido hay otros métodos. El objeto es el envío de mensajes y la obtención de respuestas en momentos puntuales que requieren una rápida intervención. Pero, jamás debe sustituir a las peticiones porque el mensaje es efímero y es una información que no queda asociada a ninguna otra.

La cronología de la comunicación a través de chat sería de esta forma: 1. Enviamos un mensaje a un compañero. Lo podemos solicitar con respuesta si queremos que nos responda algo.  Pulsamos en el icono de mensajería de nuestro escritorio y se nos muestra una pantalla de mensaje.

Lo rellenamos con un destinatario y un mensaje. También podemos marcar si esperamos una respuesta.

En e escritorio del recetor aparecerá un mensaje emergente como el de la imagen.

Al pulsar en ‘Ver mensaje’ le mostrará el mensaje y la solicitud de respues.

La respuesta se mostrará en el escritorio del creador del mensaje de esta forma:

Finalizando así el ciclo de mensaje.

Servicio de correo

El correo puede resultar muy útil desde Cow CRM, ya que cada correo enviado y recibido desde la aplicación, quedará asociado a una cuenta, si enviamos el correo a una cuenta dada de alta.

Al formulario de correo se accede desde el icono del sobre, al lado del buscador de correo de nuestro escritorio. La gestión del correo la podemos realizar desde el ‘gestor de correo‘ que se encuentra en el apartado de herramientas.

En la sección de notas podemos crear dos tipos de nota. Las notas escritas y las notas de voz, además de acceder al gestor de correo.

Notas escritas

El icono post-it crea notas de colores, que emulan la famosa nota adhesiva y que se pueden ubicar en cualquier parte de la pantalla y permanecen visibles siempre hasta que son eliminadas. Podemos moverlas, cambiarles el color, su trasparencia e incluso grabarlas para nosotros o incluirlas en las fichas de cuenta.

En la imagen anterior vemos tres notas con distintos colores y trasparencias. Para cambiar el color pulsamos el botón derecho y se nos muestra una paleta de colores que nos permite cambiar el color de la nota, simplemente haciendo doble-click sobre el color seleccionado.

En la parte superior encontramos un icono de un diskette, que al pulsarlo nos permite guardar esa nota.

Para acceder a las notas guardadas pulsamos en el icono de listado de notas. Al hacerlo se nos muestra un listado como el que se muestra en la siguiente imagen.

En el listado de notas tenemos la opción de asociar la nota a una cuenta determinada. De esta forma, la nota es grabada en la ficha de la cuenta en la pestaña ‘Seguimiento‘.

Para ello, seleccionaremos la cuenta del desplegable y pulsaremos el botón de grabar, quedando registrada como se muestra en la imagen anterior.

Notas de voz

Para poder hacer uso de esta utilidad es preciso que contemos con un micrófono, que si bien están incorporados en los ordenadores portátiles y las tabletas, no lo están en los ordenadores de sobremesa.

Al pulsar en el icono de grabación, cambiará de color para indicarnos que está grabando.

 

A su vez, se nos mostrará en la parte inferior derecha de nuestra pantalla un mensaje que se mantendrá visible hasta que terminemos la grabación de la nota.El formato del fichero de sonido que obtendremos es ‘.wav‘.

Además de la propia grabación de notas, podemos grabar reuniones si consideremos que puede ser útil hacerlo. Debemos recordar que para realizar una grabación de una conversación, en la que intervienen más personas, es necesario que avisemos al resto de participantes de que estamos grabando.

Podemos consultar nuestras notas de voz y reproducirlas desde el listado de notas de voz al que accedemos pulsando en el icono como el de la imagen de la izquierda.  Al hacerlo se nos mostrará un listado de notas de voz.

Una vez grabada podemos reproducirla, editar el nombre o borrarla.

Los ficheros de mensajes de voz se guardan en la carpeta ‘notes‘ de la dirección principal del C.R.M.

Gestor de correo

Desde aquí se puede acceder al Gestor de correo. Se trata de una herramienta de correo completa y adaptada para su uso dentro del C.R.M. aprovechando toda la información que se dispone en la herramienta.

El último apartado que podemos encontrar en esta zona del escritorio, lo encontramos en la parte inferior con el nombre ‘Monitor‘.

El monitor nos indica por un lado las cuentas que carecen de movimiento. Es decir, aquellas cuentas de las que el usuario es responsable y que durante el periodo estipulado no han participado en ninguna petición, por lo que se consideran ‘paradas’ o ‘desatendidas’.

El periodo de control debe estar configurado en la aplicación servidor, en el apartado ‘Tiempo de control para cuentas sin actividad‘. En el ejemplo, vemos que se han configurado 30 días.

Por otro lado nos informa de las mediciones de objetivos que tenemos pendientes. Para que se muestre esta información, tiene que estar desarrollada la estrategia en la empresa y debemos tener asignados indicadores para su seguimiento. En caso contrario, no se mostrará nada en esta sección. Al pulsar en cada uno de los números, se abre nuestra hoja de mediciones que deberemos cumplimentar.

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