IR A CUENTAS

La ficha es el centro neurálgico de información de una cuenta, donde podemos encontrar todos los datos existentes en Cow Restaurant relacionados con ella. 

Una vez abierta la ficha de una cuenta, los datos que aparecen en el formulario emergente son los correspondientes a los datos básicos.

Dispone, en la parte superior derecha de un vínculo para cerrar la ficha y, en la parte superior izquierda, del icono de menú que, al pulsarlo, nos ofrece una columna con el detalle de los vínculos que dan acceso a información específica contenida en la propia cuenta a consultar.

El menú en cuestión da acceso a información concreta, que podemos visualizar seleccionando cada una de las opciones del menú. En la versión Cow Restaurant sólo están activas las opciones señaladas en el menú con un círculo rojo. El resto de funcionalidades sólo son accesible a través de Cow Restaurant.

A continuación, se explica el contenido al que se accede a través de cada una de las opciones del menú, así como diversas características que ofrece la ficha a lo largo de sus diversas opciones.

Convertir en autónomo

Esta opción permite transformar una razón social en autónomo. Para confirmarlo, un emergente pide que ratifiquemos el cambio de persona jurídica a física, que es irreversible una vez realizado.

Datos básicos

Son los datos elementales de una cuenta: CIF/NIF, Empresa o nombre y apellidos si se trata de una persona física, dirección completa, teléfonos y correo. En la parte inferior encontramos un recuadro para notas.

El recuadro para notas debe ser usado de forma temporal. La razón es porque se encuentra a la vista nada mas abrir la ficha y nos podemos encontrar en la situación de tener que abrirla delante de un cliente (proveedor) para hacer una consulta y tener escrito algo que no deseamos que se vea. Para escribir cualquier información restringida sobre la cuenta disponemos de la pestaña ‘Extendida’ o incluso la de ‘Seguimiento’, según sea la naturaleza de la información que deseamos guardar.

Fotografía. Es posible añadir una fotografía relacionada con la cuenta. Una fotografía que de alguna forma nos aporte información.

C.P. y geolocalización. La ficha de cuenta dispone de una función de cálculo o verificación del código postal. Pulsando en el botón ‘calcular‘ que se encuentra al lado del campo C.P., atendiendo a la dirección que tengamos escrita, nos calculará el código postal correspondiente a esa dirección. Al pulsar en el icono de geolocalización, habitual en los mapas que encontramos en internet, nos mostrará la localización de la dirección de la cuenta en un mapa mediante el uso de Google maps.

Activo. La ficha cuenta con un campo que indica si se encuentra activa. Podemos desactivarla pulsando en la casilla de verificación. Al hacerlo, se nos preguntará por los motivos para darla de baja, que deberemos argumentar en la pantalla que nos aparecerá. Una cuenta desactivada puede volver a activarse de la misma forma.

Email. Desde la pestaña de Datos básicos, si se hace doble click en la dirección de correo que figure en el campo email, se abre un formulario mediante el cual podemos cumplimentar un correo electrónico para enviarle al destinatario de dicha cuenta de email.

En la siguiente imagen, se puede apreciar el formulario con el que se realiza el envío de correo.

Contactos

Para crear un nuevo contacto vinculado a una cuenta no hay más que pinchar en la opción del menú y accederemos a la ficha que muestra la siguiente imagen. Una vez cumplimentada la ficha del nuevo contacto, este quedará vinculado a la ficha desde la que se creó. 

Podemos, también, asociar contactos a la fichas que ya existen en la aplicación (icono azul). En el momento en que pinchemos en el icono azul de la parte superior del formulario, aparecerá un emergente en el que se listarán todas las fichas de contactos dados de alta, no hay más que seleccionar el que se quiera y pinchar en la opción del emergente denominada Asociar contacto y este quedará vinculado a la ficha principal. 

A partir de ese momento podemos ver y acceder a los contactos de la Cuenta eligiéndolo en el selector Otros contactos.

Puede darse el caso de que un mismo contacto lo tengamos asociado a varias cuentas. El alta de contactos se realiza desde aquí, pulsando en el icono verde. Al hacerlo se nos abre una ficha de contacto para que la rellenemos:

Esta ficha nos relaciona la cuenta y el contacto, que se mostrará en la ficha de la cuenta como veremos más adelante. Dentro de una cuenta podemos contactar con varias personas distintas (comerciales, administración, administrador/gerente, financiero, etc.) y de esta forma, podemos tener la información de cada uno separados de la cuenta principal, lo que facilita el seguimiento posterior.

Extendida

Esta pestaña permite incorporar información importante de la cuenta, utilizando texto enriquecido para marcar aspectos importantes del contenido, en un espacio ilimitado. Es en esta sección donde debemos explicar cualquier aspecto que deseemos recordar de la cuenta.

En esta pestaña se recoge, además, información sobre los siguientes campos:

Día de pago: Señala en día de pago que tiene establecido esta cuenta.

Agrupar albaranes en una única factura: Mediante esta opción se señala, a la hora de realizar la facturación correspondiente a esta cuenta, si se factura albarán por albarán o si se agrupan en una misma factura todos los albaranes pendientes de facturar.

Código Cow+: En este campo se recoge el código de acceso a la app Cow+ por parte de esta cuenta, si es que tiene habilitada dicha opción.

Resetear contraseña Cow+: Esta opción permite resetear a la combinación por defecto 12345 la contraseña de acceso a la app Cow+.

Forma de pago: Desde esta pestaña se gestionan las diversas formas de pago que se hayan establecido para esta cuenta en concreto. Para crear una nueva basta con clicar en el enlace nueva forma de pago y se abrirá el siguiente formulario, mediante el cual podemos ir generando, una a una, las diferentes formas de pago que queramos establecer con este cliente concreto. 

El selector de formas de pago obliga a elegir una de las ocho que figuran en la lista, no cabiendo la posibilidad de determinar una que no se corresponda con las que se determinan en el listado.

Una vez creada cada nueva forma de pago, se incorporará al listado que figura en esta misma pestaña, forma de pago que podemos desactivar, mediante el verificador correspondiente, o borrar.

Potencial de compra: Nos sirve para hacer una estimación subjetiva de la capacidad de compra que le vemos al cliente (para oportunidades de venta). Un alto potencial de compra puede indicarnos facturación y solvencia elevadas. Esta escala y el significado de sus valores debe estar creada y consensuada por cada empresa, siendo lo más habitual una escala del 1 al 5, siendo el 1 el que menos potencial tiene y 5 el que más.

Prioridad: Es, también, una medida subjetiva, cuyos límites deben ser marcados por la propia empresa. Lo habitual sería del 1 al 5, siendo 1 el menos prioritario y 5 el más. 

Grupo: Del mismo modo, la configuración del elemento Grupo debe configurarse a voluntad de la empresa.

Sector: Hace referencia a sectores de actividad según nomenclatura CNAE, sin ser utilizado para ningún objetivo fiscal. Su funcionalidad es disponer de una agrupación de cuentas que nos permite realizar búsquedas mas adecuadas en el futuro.

Tipo: Es una agrupación libre que se puede configurar como desee la empresa. Así como el CNAE es una lista preinstalada, el Tipo está en blanco y es la propia empresa la que los va creando según le interese.

Operacioness

La pestaña de ‘Operaciones‘ muestra todas aquellas en las que aparece la cuenta y desde ahí se puede acceder a cada una de ellas.

Las operaciones están agrupadas en dos bloques: Presupuestos realizados para esa cuenta, y Pedidos, con detalle de la situación de los mismos, pudiendo accederse a cada uno de ellos a través de los vínculos correspondientes.

Correo

La pestaña ‘Correos‘ muestra todos los correos enviados que están relacionados con la cuenta. 

Desde la propia pestaña podemos acceder a cada correo pulsando sobre el hipervínculo correspondiente.

Seguimiento

La pestaña de ‘Seguimiento‘ nos muestra, por un lado, información de las oportunidades  y, por otro, las acciones que no se registran como peticiones pero que pueden ser interesantes, incluso cronológicamente, si anotamos la fecha en la que hicimos la acción de seguimiento.

Facturas

Se dispone, también, de esta pestaña en la que se nos mostrará el histórico de facturas, así como el importe pendiente de pago. 

Pinchando en el icono del PDF, que figura en el detalle de la factura, se puede acceder a una copia de la misma.

Conexiones

Desde esta pestaña disponemos de los datos de conexión a la base de datos y del registro de las conexiones realizadas.

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