La primera vez que accedas al programa, dependiendo de la configuración de seguridad de tu sistema operativo, puede aparecer la siguiente notificación de Windows (de manera estándar, el nivel de seguridad hace que se muestre el mensaje):

Para que el programa funcione correctamente y puedas hacer uso de todas sus prestaciones debes habilitar el contenido pulsando para ello el botón ‘Habilitar contenido‘.

Lo primero que el programa va a solicitar son los datos de conexión con la base de datos que has creado anteriormente.

Debes cumplimentar la solicitud, de acuerdo con los parámetros que has definido durante el proceso de la instalación que has realizado.

Esta opción ha sido eliminada. Actualemnte, el CRM servidor solo se presenta en el idioma español. La primera petición de instalación es la selección del idioma de la instalación. De forma predefinida viene instalado el idioma ‘Español‘, pero deberás seleccionarlo de todas formas del desplegable de selección de idioma que muestra la imagen:

La diferencia es que si selccionas ‘Español’, apenas tardará un segundo por que ya ha sido cargado. Cualquier otro idioma requerirá de tiempo para grabar el idioma en el servidor. Esta instalación solo repercute en la aplicación servidor. Cualquier usuario podrá seleccionar un idioma diferente para su particular instalación.

Una vez que el programa conecte con la base de datos, comienza con la primera instalación, solicitando qué empresa es la que se utilizará para la gestión del CRM.

En la introducción de los datos de la empresa, debemos indicar los datos mínimos para poder continuar con la instalación, pero es aconsejable posteriormente indicarlos todos, porque la aplicación puede necesitarlos. En el caso de que queramos facturar con Cow CRM, vamos a necesitar todos los datos de este formulario.

Hay dos campos obligatorios cuando damos de alta la empresa. Por un lado el Nombre’ y por el otro el ‘CIF’.

Debemos escribir correctamente el CIF de la empresa, porque el buen funcionamiento dependerá de que esté correctamente escrito. La licencia va a depender de este dato y un error el él, puede suponer que la aplicación no funcione.

Una vez que hayamos escrito el CIF y pasemos al siguiente paso de la configuración, ya no se podrá modificar. Podremos consultarlo en la aplicación cliente, e incluso cambiar el nombre, pero NUNCA podremos cambiar el CIF.

La primera cuenta que debe darse de alta es la que tiene asociado el rol  Administrador del Sistema, rol que permitirá acceder a todos los apartados de configuración y mantenimiento del CRM.

En este caso, es aconsejable rellenar todos los datos que se solicitan, porque van a ser necesarios más adelante. Una vez creado el usuario ‘Administrador‘, nos solicitará que configuremos sus datos de acceso: Usuario y contraseña de acceso.

Para finalizar la configuración inicial, queda localizar el fichero de licencia y cargarlo en la aplicación.

El fichero de licencia (License.LCS) está ubicado en el directorio de instalación, en C:\Organízate software\CRM server

Con estos pasos, el programa ya es operativo, aunque precisa mas configuración operativa para su funcionamiento. La siguiente imagen muestra el panel de configuración del servidor que es necesario que ‘siempre’ esté en funcionamiento, por las razones que hemos explicado anteriormente.

La parametrización de la aplicación permite configurar los siguientes aspectos comunes entre todos los usuarios del CRM:

  • Documentos. Para que el Sistema de Gestión Documental esté operativo, existen dos requisitos: que esté asignado el rolResponsable de Gestión Documental‘ y configurados los dos parámetros del tamaño máximo permitido para los documentos y las imágenes que se almacenan en el sistema, porque es necesario poner un límite para no sobrecargar innecesariamente la base de datos. 

  • Registros

    Esta opción permitirá el borrado de registros críticos según el tiempo que se estipule en la parametrización. Lo dejaremos en blanco, si no queremos que los registros sean borrados. Es responsabilidad del Administrador del Sistema el correcto uso de esta opición de seguridad. Se entiende por registro crítico: Registro de accesos, registro de impresiones y registro de actividad de los usuarios.

  • Seguridad

    En el apartado de seguridad encontramos la ubicación del fichero de licencia que se solicitó cuando se instaló por primera vez la aplicación. Otra opción que incluye esta sección es el ‘Control de seguridad de cuentas‘. Cow CRM ha sido concebido para compartir conocimiento entre los miembros de la empresa. No obstante, existen empresas o circunstancias que precisan de información compartimentada que no se debe compartir, sobre todo, en el departamento comercial. Al seleccionar esta opción, los usuarios que tengan el ‘rol comercial‘ solo podrán acceder a las cuentas de las que son titulares, quedando el resto ‘invisibles’ para ellos. Esta opción permite un departamento comercial mas estructurado. El rol de ‘Responsable comercial‘, en cualquiera de los casos, tiene acceso a todas las cuentas. Finalmente nos solicita la ‘Dirección del Servidor‘. En la carpeta ‘C:\Organízate Software\CRM Server‘, encontramos la carpeta ‘Estrategia‘. En ella se encuentra un fichero ‘Mapa estratégico.xlsm‘ y una base de datos de Access con datos sobre la estrategia que es utilizada por el mapa, que a su vez son utilizados por toda la organización para dibujar el mapa estratégico, por lo que debemos indicar dónde se encuentra esa carpeta. Lo habitual es que se encuentre en la red de la empresa y mediante una unidad de red, compartamos ese documento. Bien una dirección de red, bien una IP interna, debermos indicarla para que el resto de aplicaciones encuentren el fichero indicado.

  • Módulos cargados en la aplicación

La aplicación dispone de varios bloques que dan acceso a diferentes funcionalidades. Dependiendo de la licencia que hayamos adquirido, podremos acceder a un bloque u otro. Cuando adquirimos un nuevo bloque se nos entrega una clave que debemos indicar en el formulario que aparece cuando pulsamos el botón ‘Activar’ del módulo correspondiente.

Una vez introducido el código y validado, el sistema activará la funcionalidad del nuevo bloque en las aplicaciones cliente. Enviará un mensaje de chat a todos usuariios que se encuentren conectados para que reinicien sus aplicaciones y entre en funcionamiento el nuevo bloque activado.

  • Idioma común de la aplicación

    Se trata del idioma de la instalación. Al contrario de lo que ocurre en las instalaciones cliente, este idioma no se puede cambiar. El idioma ‘Español‘ viene preconfigurado como hemos indicado anteriormente y aconsejamos que se mantenga ese idioma, ya que solo influye en la pantalla de configuración.

  • Procesos y cuentas

    Las peticiones necesitan de una configuración de colores para poder distinguirlos visualmente en distintos apartados del CRM, sobre todo en los calendarios. El programa trae por defecto una combinación de colores que se puede cambiar en este apartado.

    Al pulsar en la rueda de colores, se nos muestra una pantalla de selección de colores para las peticiones.

    Para modificarlos, basta con hacer doble click sobre el color de la petición seleccionada y se nos mostrará la paleta de colores a fin de seleccionar uno, como se muestra en la imagen anterior. Ese color acompañará a la petición cada vez que se muestre en el C.R.M.

    Tiempo de actualización del flujo de trabajo: los flujos de trabajo, en las instalaciones “Cliente”, se actualizarán con nuevas peticiones según el tiempo que indiquemos en este apartado. El tiempo se establecerá atendiendo a la cantidad de nuevas peticiones que se generan. Cuantos más procesos, menor tiempo. Lo normal, es que se actualicen cada 30 minutos o más. No obstante, en cualquier momento, una aplicación cliente Cow CRM puede actualizar su flujo de trabajo de forma manual si está esperando alguna petición y ésta todavía no se muestra en su flujo de trabajo.

    Si marcamos tiempo en la opción Tiempo para aviso automático de tareas, el sistema nos avisará cada x días (dependiendo de nuestra selección) de todas las tareas que tengamos pendientes. Esta opción puede resultar muy útil para usuarios que pasan poco tiempo delante del ordenador.

    Existe la opción Tiempo de control para cuentas sin actividad. Se entiende por cuentas sin actividad aquellas que durante un determinado periodo de tiempo no registren ninguna acción. El sistema nos avisa de todas las cuentas que no han tenido ninguna actividad durante el tiempo que hayamos indicado y de las que somos responsables. Esta información se muestra en el monitor del escritorio del usuario responsable de la cuenta.

  • Correo electrónico y mensajería instantánea

    Cow CRM dispone de un sistema de mensajería instantánea entre usuarios. En la configuración del mismo, podemos seleccionar si deseamos que se guarden esos mensajes y el tiempo de actualización del servicio. En este caso, lo habitual es un minuto, que sería el tiempo máximo de recepción del mensaje por parte del receptor desde que es emitido.

    Si utilizamos Outlook como servidor de correo, el propio CRM importará los correos de los clientes y los incorporará a sus fichas, creando así una mejor gestión de la comunicación con los clientes. Es aconsejable, por ello, la utilización de Outlook en los puestos de trabajo.

  • Edición de los literales de la aplicación

    Es posible editar los literales de la aplicación, pero es aconsejable realizar esta operación con mucho cuidado. La idea es adaptar el lenguaje del C.R.M. al lenguaje de la empresa. Las instalaciones cliente permiten realizar estos ajustes tanto en los lenguajes que ha utilizado, como en el resto de lenguajes.

  • Campañas de email marketing

    Además de las propias campañas de e-mail marketing, es posible combinar Cow CRM con MailChimp, lo que permitirá incluir los nuevos clientes que lo deseen en las listas de MailChimp.

  • Sistemas de calidad

    Hay tres sistemas de calidad desarrollados que se pueden gestionar a traves de Cow CRM. Para que aparezcan en los menus de la aplicación debemos seleccionarlos en las casillas de verificación: ISO 9001, ISO 22000 e ISO 14000. Dentro de los sistemas de gestión de la calidad hay dos procesos que resultan transversales a ello: la satisfacción de los clientes y la homologación de proveedores.

  • Contabilidad

    Cow CRM, por defecto, viene configurado para el trabajo en €, pero nos permite trabajar en varias monedas.

    En el apartado en el que se pregunta ¿Qué moneda principal se va a utilizar? indicaremos del selector desplegable la moneda principal de la aplicación; si bien, al poder trabajar con diferentes monedas, se podrá seleccionar otra moneda en varios apartados del CRM.

    El número de dígitos para las cuentas contables se debe indicar antes de generar el plan, porque posteriormente no se podrá modificar. El programa permite de 6 a 10 dígitos.

    Si utilizas otras herramientas de Organízate software, puedes importar el plan contable que se haya generado en alguna de ellas (por ejemplo, Sistema de Gestión de Costes); si no, puedes cargar un plan estándar.

    Una vez cargado el plan, deberá indicarse el inicio y final de nuestro periodo fiscal.

  • Correo administración: Dado que la emisión de las facturas está abierta a varios roles, se puede indicar un correo al que se remitirán, de forma automática, todas las nuevas facturas que se vayan generando.

  • Editar texto sobre R.G.P.D. El texto sobre RGPD es el texto que aparecerá en la parte inferior de los correos.

  • Recursos humanos: dentro de este apartado hay tres cuestiones que no se actualizan desde la aplicación del servidor (asignación de puestos de trabajo, funciones y organigrama). Según avanza la configuración de funciones y puestos de trabajo, se irán marcando de forma automática. La única opción que permite seleccionar es la opción de un Sistema de incentivos por puntos (actualmente pendiente de implementar).

  • Configuración de compras. Existe la posibilidad de restringir las compras a través de un permiso. Si seleccionamos esta opción, precisaremos cubrir una petición de ‘Autorización de compra‘ cuando ésta supere el límite establecido en la parte inferior de la casilla de verificación.

  • Configuración de ventas (de momento no precisan autorización).

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