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Alta, reserva y calendario de activos

Entendamos el activo como los bienes y servicios que adquiere la empresa con la intención de que permanezcan en ella mas de un año. La gestión de activos y sobre todo su alta, sólo se puede realizar por usuarios que posean el rol de ‘Contabilidad’; sin embargo, su uso puede ser realizado por cualquier usuario.

Para dar de alta un nuevo activo tan solo necesitamos unos pocos datos como se ve en la imagen superior. Posteriormente tendremos que rellenar los datos del activo. Para poder utilizar el activo mediante el C.R.M., se tiene que configurar un calendario específico.

Se tienen que configurar los datos de la cuenta de Google asociada al activo. Se puede utilizar una única cuenta de Google para todos los activos y crear un calendario para cada activo en particular.

Podemos utilizar un color diferente para cada activo, así cada calendario tendrá en Google un color diferente. Para enlazar el activo con la contabilidad, deberemos rellenar los datos de la pestaña ‘Datos contables‘.

Las cuentas contables asociadas y el control de horas/km de uso del activo se indican para su uso en el Sistema de Gestión de Costes.

Para poder realizar una acción del menú, deberemos seleccionar un activo de la lista.

Para la selección y reserva de los activos, accederemos a la petición de selección del activo pulsando en el enlace reserva, después de haber elegido en la lista selectiva el activo que queramos reservar para poder disponer de él un día concreto a una hora determinada.

 

La reserva de activo requiere estar asociada a otra petición. De hecho, no se puede reservar un activo si no es utilizado para una petición. Las peticiones que permiten la utilización de los activos son las tareas y visitas (tanto en oficina como fuera de la oficina). La fecha y la hora de inicio están supeditadas a la petición asociada, tan solo podremos seleccionar una hora de devolución del activo.

Los activos, al igual que las cuentas, tienen un calendario que todos pueden consultar.

Si también tiene configurada una cuenta de Google, podemos replicar esa misma petición en su calendario.

La petición de reserva no hay que realizarla, simplemente hay que dejar que caduque y ella misma se irá del calendario. La única función que podemos realizar es borrarla si somos los propietarios de la misma.

En el supuesto de que seleccionemos un activo para una hora en la que ya está reservado, nos mostrará un mensaje de error, indicando qué petición ha sido la que tiene reservado el activo, a fin de que podamos llegar a un acuerdo con el creador de la petición, bien para compartir el activo bien para cambiar los horarios.

Todo activo, como hemos visto, dispone de una ficha propia en la que disponemos de toda la información sobre el mismo y que nos permite, a la vez, gestionar dicho activo en todos los aspectos necesarios.

En la siguiente imagen disponemos del menú que figura en la ficha de cada activo:

Como podemos comprobar, a través del menú de la ficha de activo disponemos de las características del mismo y de los datos contables, como puede comprobarse por las imágenes que aparecen más arriba, así como de los documentos que pudiera haber relacionados en este caso con el coche comercial.

A través de la ficha, podemos acceder a todas las peticiones relacionadas con el activo, como podemos comprobar en la siguiente imagen:

Muchos activos, como es evidente, necesitan de un mantenimiento adecuado y de diversas reparaciones a lo largo de su vida activa. Para tal cometido disponemos de dos opciones; mantenimiento y reparaciones.

La siguiente imagen muestra el ejemplo del mantenimiento que está previsto que se realice con el activo:

En la siguiente imagen, relativa a la pestaña “Mantenimiento” del coche comercial, podemos ver que hay un comando, denominado “Crear·, mediante el cual se puede dejar constancia de un nuevo mantenimiento realizado, que una vez creado figura en la ficha del coche.

Igualmente, podemos obrar de igual manera con la opción “Reparaciones“, en la que, además de dejar constancia de las reparaciones realizadas, podemos vincularle un documento al respecto.

Documentación Reuniones Gestión de activos
Organigrama Homologaciones ISO 9001:2015
ISO 22000:2015