IR A DOCUMENTACIÓN

El sistema de gestión documental de este apartado funciona de igual manera que lo hace el Sistema de Gestión Documental de la herramienta. Para que un documento se incorpore a los documentos de calidad, hay que seleccionar la opción ‘Calidad‘ en el formulario de alta, como hemos visto anteriormente en el alta de documentos del S.G.D. No importa en qué carpeta se encuentra el documento de calidad, porque se agrupará en el apartado de Calidad.

Se pueden crear varias carpetas, tantas como sistemas de calidad gestionemos. Es aconsejable crear una carpeta denominada, por ejemplo ‘Calidad‘ o ‘S.G.C‘ y dentro de ella subcarpetas por cada sistema, por ejemplo, ‘ISO 9001’, ‘APPCC’, ‘ISO 22000’, etc…

En el árbol se nos mostrarán las carpetas y los documentos que contienen, diferenciados por el icono y por el nombre que, en el caso de los documentos, contiene la extensión.

Al seleccionar un documento en la parte izquierda, se nos muestra información del mismo en la parte derecha. En el Sistema de Gestión Documental, se mostraba el propietario y la fecha de creación. En la gestión de documentos del sistema de calidad se muestra, además, el estado de revisión del documento.

En la parte superior encontramos los botones que nos permitirán realizar las acciones que se detallan a continuación:

Nuevo documento. Como hemos visto anteriormente, antes de pulsar en nuevo documento debemos tener seleccionada la carpeta donde lo vamos a ubicar. Hay que tener cuidado porque como acabamos de indicar, en el árbol podemos ver tanto las carpetas como los documentos.

En el ejemplo de la imagen anterior tenemos seleccionado un documento, por lo que nos mostraría un mensaje informativo haciendo referencia a esta situación:

Cuando pusemos el botón se nos mostrará un explorador de Windows para que busquemos el documento que deseamos incorporar al sistema. Para más información sobre el alta de documentos debemos remitirnos a la sección correspondiente.

Eliminar documento. Para eliminar un documento lo seleccionaremos en el árbol para posteriormente eliminarlo simplemente pulsando el botón. Si eliminamos un documento que no hemos dado de alta nosotros, el sistema enviará un correo al propietario informándole de la eliminación. Hay que tener en cuenta que la opción de borrar solo es accesible para el ‘Propietario del documento’ (usuario que lo subió al sistema) y para los roles ‘Administrador de documentos‘ y ‘Gestión documental’.

Renombrar documento. Para poder renombrar un documento, lo tenemos que seleccionar en el árbol de documentos para posteriormente pulsar el botón de la imagen. En ese momento se nos preguntará el nuevo nombre del documento, siempre que seamos el propietario, o dispongamos de los roles de ‘Administrador de documentos’ o ‘Gestión documental‘.

Cambiar la ubicación del documento. Es posible cambiar la carpeta dónde se ubica un documento dentro del S.G.D. Para realizar esta operación seleccionaremos el documento y una vez que pulsemos el botón nos solicitará la nueva ubicación para el fichero. Como en las dos acciones anteriores debemos ser el propietario o poseer uno de los dos roles de gestión de documentos.

Para cambiar la ubicación debemos tener en cuenta las siguientes particularidades:

  • La dirección debe estar correctamente escrita.
  • Antes de pulsar el botón de cambio de carpeta tenemos que tener seleccionado el documento a cambiar.
  • Una vez anotada la dirección pulsaremos ‘Cambiar ubicación’ para que se complete el cambio.

Buscar documento. Haciendo uso de este botón podemos buscar un documento mediante su nombre o parte de él. Posee dos desventajas con respecto a otras formas de búsqueda y son que, por un lado, marca en el árbol el primer resultado que encuentra, por lo que en ciertas búsquedas puede no resultar útil, y por otro, que la búsqueda es más lenta que la del menú.

Documento leído. Podemos conocer quién y en qué momento se ha leído un documento pulsando en este botón en el momento en el que tengamos seleccionado un documento. En el espacio que encontramos al lado del árbol de documentos se mostrará la información de lectura del documento.

Actualizar documento. Esta opción permite cambiar el contenido de un documento manteniendo el nombre y la ubicación del mismo. Esta funcionalidad ha sido diseñada para la actualización de documentos, colaborativos o no, que se van creando durante periodos de tiempo hasta que se llega a un documento definitivo. Lo que nos solicitará es dónde se encuentra el nuevo documento con el que queremos actualizar el del sistema. Esta opción solo puede ser realizada por el propietario del documento.

Publicar en el tablón. El tablón de anuncios es un espacio público para mostrar la información que deseamos que sea consultada por toda la organización. Al pulsar en el botón y tras una pregunta de seguridad, el documento será publicado. Para publicar un documento en el tablón, es preciso que tenga el nivel de seguridad ‘0’.

Al solicitar la incorporación de un documento en el tablón de anuncios, se nos mostrará el formulario de incorporación y seguiremos el procedimiento de ‘Alta de documentos‘.

Descargar documento. Podemos descargar una copia del documento dónde deseemos. Siempre habiendo seleccionado con anterioridad el documento, cuando pulsemos en este botón, nos pedirá el lugar dónde queremos guardar una copia del documento. Nos emitirá un aviso cuando finalice la descarga. Cada descarga quedará registrada en el ‘Registro de impresiones y descargas‘.

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