Cow CRM permite que los trabajadores desplazados puedan fichar a través de un aplicativo denominado Cow Laboro, cuyo funcionamiento se explica a continuación.

Desde el menú de jornada laboral de Cow CRM podemos habilitar esta funcionalidad seleccionando la opción Fichar que, al activarla, cierra el CRM y abre el aplicativo Cow Laboro.

También podemos activarla, directamente desde el aplicativo Cow Laboro, que puedes instalar en un pc o una tablet en diferentes centros de trabajo.

La primera vez que accedas al programa Cow Laboro, dependiendo de la configuración de seguridad de tu sistema operativo, puede aparecer la siguiente notificación de Windows (de manera estándar, el nivel de seguridad hace que se muestre el mensaje):

Para que el programa funcione correctamente y puedas hacer uso de todas sus prestaciones debes habilitar el contenido pulsando para ello el botón ‘Habilitar contenido‘.

Lo primero que el programa va a solicitar son los datos de conexión con la base de datos que has creado anteriormente. En la siguiente imagen se muestra un ejemplo del formulario que se despliega de forma automática para habilitar la conexión con la base de datos. Los datos que debes introducir son los que corresponden a tu base de datos, que deberás conocer si has sido tú quien realizó la instalación con Cow CRM, que es la misma que utiliza Cow Laboro.

La siguiente imagen muestra la apariencia de la única pantalla con la que se registra la jornada laboral a través de Cow Laboro.

Lo que muestra dicha pantalla son tres aspectos:

  • En la parte superior, la identificación del centro de trabajo en el que se está fichando.
  • En la parte central, la imagen de los trabajadores que fichan en ese centro.
  • Y en la parte inferior, un selector de los centros de trabajo de la empresa.

También dispone, en el ángulo superior derecho, de los cuatro iconos que aparecen a la izquierda, cuyo uso es el siguiente: El primero, para verificar si un informe o documento es auténtico; el segundo, para descargar un informe ya creado, correspondiente a la jornada laboral de un periodo de un empleado concreto; el tercero, para emitir un archivo en Excel con los registros de la jornada laboral de un empleado; y el tercero, para cerrar el aplicativo.

Antes de que los trabajadores procedan a fichar, es necesario seleccionar el centro de trabajo correspondiente, lo que se realiza a través del selector que figura en la parte inferior del panel, como se muestra en la siguiente imagen:

Es en el menú Herramientas, en la opción Configuración de la empresa, en donde se crean los centros de trabajo, pinchando en el icono que aparece en la siguiente imagen. Cow Laboro admite hasta 15 centros de trabajo diferentes con hasta 15 trabajadores por centro.

Una vez seleccionado el centro de trabajo pueden fichar todos los trabajadores, lo que se realiza de una forma muy sencilla.

Cada trabajador debe seleccionar la imagen que le identifica (que es la que figura en su ficha de trabajador) y corroborar su identidad con su PIN, hecho lo cual el aplicativo genera el inicio o la finalización de jornada, según corresponda. 

Para tratar de evitar errores, es conveniente que la imagen de cada trabajador sea la que le corresponde, ya que, al abrirse el formulario de registro de PIN este muestra su imagen, con lo que se trata de evitar errores a la hora de realizar el registro.

El PIN se genera para cada trabajador en su alta y todos lo hacen con la contraseña 0000. Cuando un trabajador accede por primera vez, el sistema le solicita el cambio de PIN para garantizar que, en el futuro, sólo él conoce cuál es.

Dependiendo de la configuración de la aplicación que la empresa haya establecido para sus empleados, es posible que el sistema le pregunte por la hora de inicio de jornada, o también es posible que esa posibilidad no exista y el sistema asuma la hora en la que el trabajador accede a la aplicación, registrando concretamente esa hora.

Para poder hacer uso por parte del trabajador de los tres iconos que aparecen en la parte superior de la pantalla de Cow Laboro, mediante los cuales se pueden verificar documentos, descargar informes y generar archivos en formato Excel, es necesario que los trabajadores dispongan de la denominada Contraseña maestra, que debe crearse, por parte del Responsable de Recursos Humanos, desde la sección Seguridad de la pestaña Herramientas, a través del comando Contraseña maestra.

La citada contraseña, que también puede generar el Administrador remoto, se solicitará cada vez que un trabajador quiera usar alguno de los iconos de verificación o descarga.

Registro con Cow Laboro Móvil

Con una aplicación móvil específica, válida para el sistema operativo Android, es posible realizar el registro de la jornada laboral desde cualquier móvil en el que se haya descargado dicha app, que es gratuita. (En breve, estará disponible en sistema iOS).

El registro aporta, de forma obligatoria, el geoposicionamiento del trabajador, para lo que debe tener habilitada dicha función en el móvil al momento de realizar el registro.

La aplicación puede conectarse a cualquier servidor y registrar, en la base de datos de la empresa elegida, la entrada y salida del trabajador, que deberá identificarse con su usuario y contraseña correspondiente.

Una de las ventajas de esta app es que permite que un trabajador, que dedique media jornada a una empresa y la otra media, a otra, pueda utilizar la misma herramienta para registrarse en la empresa que elija, con sólo designar el servidor al que conectarse e indicar la base de datos en la que se aloja la información del registro de jornada de la empresa a la que quiera aplicar el registro.

También hace posible que, una vez señalada en la app la base de datos de la empresa sobre la que se va a aplicar el registro, y accedido a la pantalla de autenticado del empleado, pueden varios trabajadores, de forma rápida y uno tras otro, registrar cada uno, con el mismo teléfono, su jornada laboral.

Del mismo modo, Cow Laboro Móvil permite que cualquier trabajador, al cambiar de empresa, puede seguir registrando su jornada laboral con la misma app si la nueva empresa dispone de una base de datos Cow Laboro.

Para poder usar adecuadamente la app, después de haberla descargado e instalado en el móvil, son necesarios los siguientes pasos:

1. Al abrirla por primera vez, solicita que se introduzcan los datos de la base de datos a la que nos queremos conectar.

2.- Si los datos introducidos son incorrectos, la app nos indicará que no puede conectarse. Y si son correctos nos indicará que ha podido realizar la conexión.

3.- Si se ha realizado correctamente la conexión con la base de datos, la app pasa a la pantalla de autenticado del trabajador, que dispone de un selector, señalado en la imagen con un círculo rojo, con el cual accede al listado de todos los empleados de la empresa sobre la que quiere realizar el registro.

4.- En el listado, el trabajador debe seleccionar su nombre de la lista que aparece en pantalla, correspondiente a todos los dados de alta en la empresa de la que se quiere realizar el registro de jornada.

En el caso de que sea muy extenso el listado y no aparezcan en la primera pantalla todos los trabajadores, puede escribirse parte del nombre o apellido del trabajador y se irá reduciendo la lista en función de la cadena escrita, como se aprecia en la siguiente imagen.

5.- Una vez se ha seleccionado el nombre del trabajador, se debe pinchar la opción Close con lo que el nombre aparecerá en la pantalla de introducción de la contraseña y, si esta es correcta, se pasará a la pantalla de registro de la jornada laboral:

6.- La siguiente, es la pantalla en la que se registra la jornada laboral, que dispone de tres campos para ello: la fecha de la que queremos realizar el registro y la hora de inicio y de fin de la jornada. Con Cow Laboro Móvil, el registro debe reflejar la hora de inicio y de fin de la jornada. No puede indicarse sólo la fecha de inicio para señalar posteriormente la de salida. Permite, sin embargo, reflejar, en el caso de jornadas partidas, diversos bloques de inicio y de fin dentro de una misma fecha.

 

Se debe pulsar debajo de Fecha de jornada para que aparezca un calendario emergente en el que se debe seleccionar la fecha del día del que se quiere registrar la jornada laboral y confirmarla seleccionando la opción ESTABLECER, que aparece en la parte inferior de la pantalla.   El aplicativo despliega el calendario emergente indicando la fecha real y permite seleccionar fechas anteriores para realizar el registro, pero no permite seleccionar fechas futuras, que aparecen desactivadas en el calendario.

Una vez seleccionada la fecha del registro, se debe pinchar debajo de la leyenda Hora inicio para poder determinar, a través del reloj emergente, la hora en la que empieza la jornada y una vez seleccionada, mediante la opción ESTABLECER, hacer lo mismo, pinchando debajo de la leyenda Hora fin, la de finalización.

Cow Laboro Móvil dispone de un menú con dos opciones, que se pueden seleccionar para cambiar la última conexión a la base de datos y la contraseña del trabajador.

El cambio de contraseña es aconsejable que la realice el trabajador, en su primera conexión a Cow Laboro Móvil, para garantizar que sólo él conoce la contraseña que utilizará en el futuro para fichar en el aplicativo.

Con la opción cambiar conexión, se accede a una pantalla a través de la cual pueden introducirse los datos de una conexión a una base de datos.

Para cambiar la contraseña, el trabajador deberá seleccionar su nombre del desplegable de trabajadores e indicar su contraseña actual y fijar una nueva contraseña, que deberá confirmar antes de actualizar el cambio.