IR A MIS HERRAMIENTAS

Asignación del rol Administrador remoto

Para que pueda utilizarse Cow Laboro Remoto es necesario activar el rol Administrador remoto, pues es imprescindible para poder gestionar la jornada laboral de otros clientes. Para asignarlo, debe seleccionarse, en la sección Usuarios del menú de Recursos Humanos, la opción Asignación de roles.

Aparecerá en pantalla un emergente con todos los usuarios, para que se le asigne el rol correspondiente, como se ve en la siguiente imagen.

Es importante tener en cuenta que si no se tiene activado el módulo de RR.HH. de Cow CRM, a la hora de gestionar la jornada laboral, el aplicativo no tendrá en cuenta todo lo relacionado con calendarios, bajas, vacaciones, etc., y registrará las jornadas que se introduzcan sin tener en cuenta si se trata de un día festivo, si el trabajador está o no de baja o de vacaciones, por ejemplo.

Una vez creado el rol de Administrador remoto se puede gestionar el registro de las jornadas laborales introducidas por los trabajadores, puesto que con ese rol, el Administrador remoto puede conectarse con las diferentes bases de datos en la nube de sus diferentes clientes.

Los datos de conexión

La base de datos de cada cliente puede visualizarse y modificarse, si es necesario, desde Cow CRM, accediendo a la ficha de cuenta del cliente, a través del selector que en la parte inferior izquierda de cada ficha figura en la pestaña Básicos.

Una vez activado el selector que figura en la imagen anterior, se genera en la ficha del cliente una nueva pestaña, denominada Conexión, en la que pueden verse y modificarse, si es necesario, los datos de conexión, además del registro de conexiones realizadas por el Administrador remoto.

Acceso al control remoto de los clientes

Para realizar la gestión remota de clientes, el proceso a seguir para ello es el siguiente:

1) En la sección Mis herramientas, de la pestaña Herramientas, se debe seleccionar la opción Control remoto.

2) Una vez pulsado Control remoto se desactivará Cow CRM y se abrirá un emergente, como el que muestra la siguiente imagen, desde cuya pantalla se podrá desarrollar todo el proceso de gestión remota de la jornada laboral de una empresa cliente:

3) El nuevo emergente dispone de un selector, a través del cual se elegirá, del listado de todas ellas, la empresa que queremos gestionar. Para que las empresas aparezcan en el listado es indispensable que figuren seleccionadas como Cliente en el apartado Clase de cuenta de la ficha de cuenta. 

4) Una vez elegido el cliente, aparecen en pantalla los datos de conexión a dicha empresa.

5) Si se pulsa el comando Conectar, se realiza la conexión con la base de datos de la empresa seleccionada y el aspecto de la pantalla se modifica, figurando en verde el triángulo superior izquierdo, para constatar que se ha realizado la conexión, cambiando el título del formulario en el que figura ahora Conectado, seguido del nombre de la empresa y, a la vez, el comando Conectar se convierte en Desconectar.

En la parte central izquierda de la pantalla aparece el icono que se ve en la imagen, con el que se accede al menú desde el que puede gestionarse todo lo relacionado con la jornada laboral, cuyo aspecto se ve en la siguiente imagen:

Una vez realizada la conexión, desde la opción del menú Conexiones se pueden ocultar los datos de la conexión, pinchando en Ocultar, o reponerlas, pinchando en Ver.

En la parte inferior de los datos de conexión hay un comando  mediante el cual el Administrador remoto puede cargar los datos de Cow Laboro Móvil, que no se integran en la ficha de cada trabajador hasta que se autorice su inclusión. Según el color de las flechas curvas de dicho comando sea verde o gris, habrá datos para subir y añadirlos a los datos del trabajador correspondiente, o no.

Contraseña maestra

Otra de las posibilidades que aporta el menú es la relativa a la Contraseña maestra, que debe generar el Administrador remoto y facilitársela a su cliente. Para emitirla se debe pinchar en la opción Cambiar, lo que posibilitará cambiarla de inexistente a la que se quiera crear o modificar una ya creada. La contraseña maestra no tiene límite máximo ni mínimo de caracteres y puede utilizar todo tipo de letras, números y símbolos.

El objetivo de esta contraseña es que puedan utilizarla los trabajadores en la pantalla de Cow Laboro para emitir archivos en Excel relativos a la jornada laboral, para emitir informes de su jornada laboral durante un periodo concreto y para poder proceder a utilizar el código de verificación en Cow Laboro para constatar la veracidad o falsedad de un informe.

Gestión de trabajadores

Otro de los apartados del menú es el denominado Trabajadores, que se muestra en la imagen.

Desde esta opción es posible dar de alta empleados en la empresa seleccionada, obtener un listado de los empleados para poder acceder a los datos de cada uno y actuar con ellos y acceder al panel de gestión de los trabajadores.

La primera opción que se necesita para poder gestionar la jornada laboral de los trabajadores es, sin duda alguna, que estos figuren dados de alta como tales.

El proceso de alta de trabajadores, desde esta opción del menú, es muy sencilla. Sólo tenemos que pinchar en Nuevo y se nos abrirá un formulario como el de la siguiente imagen:

Una vez cumplimentados los datos correspondientes al trabajador, hay que pinchar en la opción Crear y la nueva ficha del trabajador quedará creada.

Una vez creada, basta con pinchar en la opción Cerrar para que esta desaparezca de la pantalla.

Otra opción de esta parte del menú es la denominada Listado, con la que podemos visualizar en pantalla la filiación de todos los trabajadores dados de alta en la empresa.

Con el listado de los trabajadores en pantalla, podemos acceder a la ficha de cada uno de ellos y actuar sobre la misma, rectificando o añadiendo datos, insertar o cambiar la fotografía, configurar la cuenta de correo en la que recibirá sus informes mensuales de jornada laboral y realizar una función importante, como es la de asignar el centro de trabajo en el que tiene que prestar servicio.

Una importante funcionalidad de esta sección, que facilita el alta de trabajadores, es la opción Importar, mediante la cual pueden darse de alta, de una vez, todos los empleados de la empresa.

Para que esto sea así, es necesario utilizar el Excel que figura en la carpeta Plantillas, con el nombre CRM_Importación_Trabajadores, ubicado en:

Windows(C:) > Oganizate software > CRM > Plantillas

Y, después de rellenarlo con los datos de cada trabajador, guardarlo en esa misma ubicación.

Con la plantilla de Excel ya cumplimentada, sólo queda pinchar en la opción del menú Importar para trasladar al aplicativo los datos de los empleados que se van a dar de alta. Una vez seleccionada dicha opción se nos abre un emergente en el que debemos elegir el archivo ya cumplimentado y aceptar la importación del mismo.

Es importante que se disponga en la ficha de cada trabajador de todos los datos para que los informes que se generen contengan toda la información sobre el trabajador. Es de suma importancia que en la ficha figura el email del empleado para que pueda recibir en el mismo los informes mensuales emitidos.

Panel de gestión

Otra de las opciones del menú es la denominada Panel de gestión, desde la que se accede al listado que figura a continuación y que permite activar y desactivar empleados, asignar el centro de trabajo y resetear la contraseña del trabajador seleccionado:

Dispone, también, de la opción Cerrar panel, para ocultarlo.

Forzar hora de fichar

Existe en el menú una opción, denominada Forzar hora fichar, que tiene el objetivo concreto de admitir, tanto como hora de inicia como de final de la jornada, la hora exacta en la que se realiza el registro. Esta funcionalidad no es operativa en los registros realizados a través del teléfono y sólo funciona en los registros realizados a través de Cow CRM o de Cow Laboro.

Configuración de la empresa y centros de trabajo

Otro de los apartados del menú es el denominado Centros de Trabajo, cuya imagen se muestra aquí.

En él disponemos de dos opciones operativas: la primera,  Configuración empresa y, la segunda, Nuevo centro.

Pulsando en la opción denominada Configuración empresa, accedemos a los datos del cliente cuya jornada laboral de sus empleados estamos gestionando y cuyos datos de configuración podemos modificar y completar.

Con la ficha de configuración a la vista, podemos crear nuevos centros de trabajo pinchando en la opción habilitada al efecto, denominada Nuevo Centro.

Si la ficha de la empresa no está abierta y visible en pantalla no puede crearse un nuevo centro

Es indispensable crear un centro de trabajo, como mínimo, por cliente.

Por cada centro creado, se genera una nueva pestaña en la que debemos introducir los datos correspondientes al nuevo centro.  Los centros que figuran en cada una de las pestañas de la ficha de configuración de la empresa son los que podrán posteriormente usarse para asignarles los trabajadores correspondientes, que aparecerán en la pantalla de fichar de Cow Laboro.

La opción Cerrar posibilita que se salga de la sección Centros de trabajo.

Gestión jornada

El apartado del menú del que se trata a continuación, cuyo contenido corresponde al de la imagen, es el denominado Gestión jornada.

Desde este sub menú  es posible cerrar el ciclo del control remoto de la jornada laboral, pues desde esta sección es desde la que el Administrador remoto puede validar los registros efectuados por los trabajadores, una vez ratificados por la empresa cliente.

Una vez seleccionada la opción Mostrar aparecerá en pantalla la parte superior de la imagen que figura a continuación, sólo con el listado de los trabajadores de la empresa y sin ningún registro visible.

Una vez seleccionado un empleado, se mostrarán en pantalla todos los datos de las jornadas laborales registradas por el trabajador elegido. La selección puede concretarse dentro del abanico de fechas que se determine.

El listado dispone de varios filtros que podemos utilizar: jornadas entre dos fechas, en un mes concreto o en un año concreto. Una vez que seleccionemos los datos que deseemos filtrar, pulsaremos en el icono del embudo de la izquierda para que se filtren los datos y nos muestre lo que deseemos. Cuando queramos limpiar el contenido del filtro realizado, debemos hacerlo a través del segundo embudo, marcado con una X roja.

El listado dispone, además, de tres opciones con las que cerrar, modificar y borrar una jornada laboral, que se identifican con los tres relojes de la imagen lateral.

El comando para validar la jornada es el primero de la izquierda. Para poder validarla es necesario que esté cerrada. 

El comando con el que se accede a la modificación de jornada corresponde al reloj central. Para poder modificar una jornada laboral es necesario que esté cerrada y validada, ya que, de no ser así, no permite la modificación cuando se intenta y considera el registro como no cerrado.

Cuando la jornada registrada es susceptible de ser modificada, al pulsar en el icono del reloj de color verde, se abre el desplegable que figura en la siguiente imagen y que permite la rectificación.

El último comando, de color rojo, es con el que se puede borrar una jornada laboral. No tiene ningún condicionante, salvo el que la jornada haya sido creada y permite el borrado en cualquier situación en que se encuentre.

Evidentemente, antes de proceder al borrado, el sistema obliga a ratificarlo a través del mensaje que se ofrece en la imagen anterior.

Posición de geolocalización. Pulsando en el icono correspondiente, que contiene las coordinadas del punto desde el que se registró la jornada laboral a través de la app Cow Laboro Móvil, podemos acceder en un mapa, que se abre en el propio aplicativo, a dicha ubicación y constatar si el empleado estaba en el puesto de trabajo previsto para ese día y hora, o no.

Con el listado seleccionado se pueden generar dos informes: uno, que podemos exportar en Microsoft Excel y otro, exportable en PDF y que constituye el informe oficial que la empresa puede acompañar con la nómina del trabajador.

Para poder emitirse el PDF, es necesario que todas las jornadas que se pretendan mostrar en el documento estén en la situación de validadas.

Es aconsejable que el cliente ratifique que los registros de jornada laboral realizados por los empleados son correctos, para que el Administrador remoto pueda realizar la validación, rectificación o borrado correspondiente. Para ello, el Administrador remoto debe seleccionar los datos del mes de los que quiere la confirmación por parte de su cliente y crear el fichero correspondiente en Excel, el cual, de forma automática, el aplicativo lo envía al email del cliente que figura consignado en la ficha de Cow CRM. Para que esto pase, evidentemente, deberá haberse configurado en la cuenta del cliente el correo correspondiente.

Fichero de licencia

Queda una última e importante opción para el Administrador remoto, relacionada con el fichero de licencia de su cliente. A través de la opción Cargar se pueden visionar datos de la licencia y conocer la fecha de vencimiento de la misma.

Cuando está cerca la fecha de caducidad, el aplicativo genera mensajes automáticos de aviso, a fin de que el Administrador remoto pueda ponerse en contacto con su cliente para que proceda a su renovación.

Desconexión

Una vez que el Administrador remoto concluye la actividad que ha estado realizando relativa al cliente seleccionado, dispone de tres posibilidades para desconectarse: pinchando en el símbolo X que figura en la parte superior de la pantalla, seleccionando, al final del menú, la opción Cerrar conexión o utilizar, con los datos de conexión del cliente visibles, la opción Desconectar.

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