La ficha de trabajador es la ficha que contiene toda la información de un trabajador, incluyendo su currículum antes y durante su permanencia en la empresa.

Se puede acceder a las fichas de los distintos trabajadores desde varios sitios de la aplicación, siempre que aparezca un hipervínculo con su nombre. Podemos encontrar vínculos a los trabajadores en listados como por ejemplo ‘Usuarios conectados‘.

Como ya hemos visto en varias ocasiones a lo largo de la ayuda, un hipervínculo se detecta por el color azul como muestra la imagen de la izquierda y cuando pasamos el ratón por él se convierte en una mano que nos permite acceder a lo que muestra, de forma directa. En este caso, es el nombre del trabajador lo que nos llevará a su ficha.

El acceso a la propia cuenta del usuario se realiza desde el escritorio, pulsando en el icono de la imagen de la izquierda.  Y si se trata de otro usuario o trabajador, escribiendo parte del nombre en el recuadro que figura a la derecha de la imagen citada y pulsando en el selector correspondiente.

La estructura de la ficha es similar a la de la ficha de cuenta, organizada por pestañas. Los apartados que vamos a encontrar son:

Datos básicos

Los datos básicos son los datos personales del trabajador, por protección de datos, ciertos datos de la ficha no son públicos y tan solo son accesibles por el propio trabajador, el Administrador y el Responsable de Recursos Humanos. La búsqueda en redes sociales, pese a que los datos que se muestran son públicos, dentro de Cow CRM también estarán restringidos al propietario y a los roles anteriores.

La ficha, como se muestra en las imágenes anteriores es como la ven el propietario y los dos roles indicados. La siguiente imagen muestra cómo la ven el resto de trabajadores.

Incluir la fotografía permite que aparezca la imagen en el acceso al programa y en los organigramas que requieren fotografía. La necesidad de incluirla o no recae sobre la propia empresa, no siendo este un apartado obligatorio para el funcionamiento de la herramienta.

Por otro lado, la firma, de momento, es un simple comprobante que permite a la dirección poder validarla en caso de necesidad. Tampoco se trata de un elemento obligatorio y su cambio, solo lo puede realizar el propietario de la ficha.

Para poder utilizar el correo electrónico es preciso configurar el email. Por eso, se nos muestra el botón ‘Configurar‘.

Cuando configuremos el correo, una vez confirmada su validez, el sistema mostrará un mensaje de verificación y para ello debemos pulsar el botón ‘Verificar‘. Después de este paso podrás utilizar el correo desde Cow CRM.

¿Sabías que si se configura ‘Outlook’ como servidor de correo, en la aplicación servidor,  podrás recibir los correos en el propio C.R.M.? Esta utilidad te permitirá obtener automáticamente los correos recibidos, quedando estos enlazados a las cuentas, obteniendo así todos los correos intercambiados con una cuenta en un mismo lugar.

Además de utilizar el correo para enviar y recibir mensajes, aconsejable que sea tu correo corporativo, se puede configurar un correo de gmail en el apartado ‘Agenda‘. Este correo sirve para que puedas utilizar la agenda con Google calendar, lo que te permitirá utilizar tu dispositivo móvil, tableta o portátil para interactuar con algunas de las peticiones desde tu cuenta de Google.

Utiliza una cuenta de empresa, creada especialmente para esta función y nunca utilices tu cuenta personal, porque sería pública y porque estarías mezclando tus asuntos personales con los de tu trabajo. Nosotros creemos que es mejor crear una cuenta específica para ello que, por ejemplo, tenga la forma: nombre + empresa @gmail.com (juanbebidasinternacionales@gmail.com)

 Privado

Hemos visto en algunas peticiones la opción de que estas sean ‘Privadas‘.

La pestaña ‘Privado‘ de la ficha nos muestra todas aquellas peticiones en las que hayamos marcado la opción ‘Privado’, pero solo aquellas que ha creado el titular de la cuenta y, por supuesto, solo en el caso de que sea nuestra cuenta. Esta pestaña sólo es visible para el propietario de la cuenta.

Procesos

La pestaña ‘Procesos‘ es pública y nos muestra todas las peticiones de las que somos propietarios (que hemos creado).

Están ordenadas por fecha decreciente (de más nuevos a mas antiguos). Resulta útil para revisar peticiones muy recientes, porque con el paso del tiempo van apareciendo mas y mas peticiones, por lo que puede no resultar útil hacer búsquedas en este apartado. En la parte inferior de la pestaña se nos muestran agrupadas todas las peticiones de ‘Oportunidad‘ ya que requieren un tratamiento diferente al resto.

Roles

La pestaña ‘Roles‘ nos indica todos los roles que tiene asignado el trabajador. La funcionalidad de cada rol la podemos consultar en la asignación de roles en Recursos humanos.

Documentos

La pestaña ‘Documentos‘ nos muestra los documentos asociados al trabajador. En él podemos incluir su contrato, nóminas y cosas similares, siempre atendiendo al nivel de seguridad del documento.

Los documentos mas personales del trabajador como prodrían ser nóminas u otros documentos que poseen un nivel de seguridad mayor, no serán visibles para otros trabajadores que consulten la ficha, salvo los que posean ese nivel de seguridad.

Auditoría

La pestaña ‘Auditoría‘ recoge toda la información de la actividad del usuario con el C.R.M.

La información que aparece en esta pestaña es pública, por lo que no nos muestra toda la información. En la siguiente imagen podemos ver el tipo de información que nos mostrará al pulsar en cualquiera de los vínculos de la imagen anterior.

En la opción de menú ‘Herramientas/Seguridad‘ encontramos la opción de ‘Auditoría‘. En ese listado, restingido al ‘Administrador’ y al ‘Auditor del sistema, aparece la información completa sobre la acción realizada por el usuario, donde se indicará la cuenta concreta sobre la que se ha realizado el cambio mostrado en la imagen anterior.

Formación

En la pestaña ‘Formación‘ se guarda la infomación sobre toda la formación del trabajador durante su estancia en la empresa. Si realizamos cursos bonificados, incluído el propio curso sobre ventas, relacionado con esta herramienta, los iremos anotando prograsivamente en esta pestaña. El objetivo es anotar cualquier formación que adquiera el trabajador, así como la formación que tenía en el momento de su incorporación.

Puesto de trabajo

Reflejala valoración realizada en su entrevista de trabajo sobre sus competencias para coupar el puesto de trabajo que ocupa. Si todas están en verde, significa que tiene la valoración suficiente en las mismas para ocupar el puesto. En el caso de que las competencias estuvieran en rojo, debería realizar formación orientada a adquirirlas en el futuro, dentro de un plan que la empresa, a través del Responsable de RR.HH., realizará para esa persona.

También podemos ver en la pestaña las funciones principales y secundarias exigidas para el puesto que el trabajador ocupa.

Organigrama

La pestaña organigrama nos muestra el organigrama orgánico particular del trabajador. Se muestran por un lado su supervisor directo y por otro el/los puesto/s sobre los que ejerce supervisión. La relación del trabajador con cada uno de los puestos del organigrama podemos verla en las fichas de puestos.

Las siguientes tres pestañas solo se mostrarán si el trabajador forma parte de un desarrollo estratégico.

DAFO

Es la pestaña correspondiente al ‘Análisis D.A.F.O.‘ y recoge las repuestas individuales ofrecidas por el trabajador para ese análisis.

CAME

Es la pestaña correspondiente al ‘Análisis C.A.M.E.‘ y, como en la anterior, recoge las respuestas personales referentes a ese análisis.

Valores

Refleja la opinión personal sobre los Valores Organizacionales que se han definido para la empresa