IR A CUENTAS

La ficha es el centro neurálgico de información de una cuenta, donde podemos encontrar toda la información relacionada con élla. En el caso de que la cuenta sea un cliente o un proveedor, también encontraremos toda la información de compras y/o ventas relacionadas con la misma.

Como en el resto de fichas, la información se encuentra organizada en pestañas.

Básicos

Son los datos elementales de una cuenta: CIF/NIF, Empresa o nombre y apellidos si se trata de una persona física, dirección completa, teléfonos y correo. En la parte inferior encontramos un recuadro para notas.

El recuadro para notas debe ser usado de forma temporal. La razón es porque se encuentra a la vista nada mas abrir la ficha y nos podemos encontrar en la situación de tener que abrirla delante de un cliente (proveedor) para hacer una consulta y tener escrito algo que no deseamos que se vea. Para escribir cualquier información sobre la cuenta disponemos de la pestaña ‘Extendida’ o incluso la de ‘Seguimiento’, según sea la naturaleza de la información que deseamos guardar.

Fotografía. Es posible añadir una fotografía relacionada con la cuenta. Una fotografía que de alguna forma nos aporte información.

Nuevos contactos. Podemos asociar contactos a la fichas de dos formas, bien contactos que ya existen en la aplicación (icono azul) o bien contactos nuevos que crearemos en el momento de la asociación (icono verde). Puede darse el caso de que un mismo contacto lo tengamos asociado a varias cuentas. El alta de contactos se realiza desde aquí, pulsando en el icono verde. Al hacerlo se nos abre una ficha de contacto para que la rellenemos:

Esta ficha nos relaciona la cuenta y el contacto, que se mostrará en la ficha de la cuenta como veremos más adelante. Dentro de una empresa podemos contactar con varias personas distintas (comerciales, administración, administrdor/genrete, financiero,etc…) y de esta forma, podemos tener los correos de cada uno separados de la cuenta principal, lo que facilita el seguimiento posterior.

¿Sabías que NO se pueden asociar peticiones directamente a los contactos? Las peticiones siempre se realizan a las cuentas y nunca a los contactos. Para hacer referencia a un contacto deberemos indicar en algún apartados de la petición su nombre.

Asociar documentos. Nos permite incluir documentos en la ficha, que posteriormente veremos en la pestaña ‘Documentos’. La inclusión de documentos en los distintos apartados de la aplicación, como puede ser en la ficha, se tienen que realizar siguiendo el procedimiento de uso del Sistema de Gestión Documental.

Peticiones. Es posible, desde la misma ficha crear una serie de peticiones que han sido seleccionadas de forma estándar: Tarea, tarea fuera de oficina, llamada telefónica, visita comercial y oportunidad.

Enviar correo. Si la cuenta si dispone de un correo y si tenemos configurado el correo en nuestra ficha, podemos enviar un correo desde la propia ficha.

Buscar en redes sociales. Si seleccionamos esta opción de búsqueda se nos mostrarán como en la ficha de cuenta, ocho redes sociales en las que podemos con un simple clic hacer una búsqueda en el navegador del C.R.M. a la persona o empresa de la ficha. Es un método rápido y efectivo que nos puede permitir conocer datos de las personas que trabajan en las empresas y que son interlocutores nuestros, o datos de las propias empresas y su participación en redes sociales.

C.P. y geolocalización. La ficha de cuenta dispone de una función de cálculo o verificación del código postal. Pulsando en el botón ‘calcular‘ que se encuentra al lado del C.P., atendiendo a la dirección que tengamos escrita, nos calculará el código postal correspondiente a esa dirección. Al pulsar en el icono de geolocalización, habitual en los mapas que encontramos en internet, nos mostrará la localización de la dirección de la cuenta en un mapa dentro del navegador de la aplicación, mediante el uso de Google maps.

Responsable de cuenta. De forma automática, el responsable de cuenta es el usuario que la crea, pero se puede cambiar de forma sencilla. Estar asignado como responsable implica que en las estadísticas de esa cuenta siempre estará relacionado su responsable. El responsable de cuenta solo puede ser cambiado por el ‘Responsable comercial.

Activo. La ficha cuenta con un campo que indica si se encuentra activa. Podemos desactivarla pulsando en la casilla de verificación. Al hacerlo, se nos preguntará por los motivos para darla de baja, que debermos argumentar en la pantalla que nos aparecerá. Una cuenta desactivada puede volver a activarse de la misma forma. La activación y la desactivación de cuentas solo puede realizalas el responsable de la cuenta y el Responsable comercial.

Clase de cuenta. La cuenta puede ser de diversos tipos. Debemos seleccionar el tipo que corresponde a la cuenta como se muestra en la siguiente imagen. Inicialmente, todas la cuentas al ser creadas se dan de alta como ‘prospectos‘.

En el momento que deseemos realizar una venta (cliente) o una compra (proveedor o suministrador), la cambiaremos de tipo. Puede darse el caso de que una misma cuenta sea de varios tipos a la vez como se muestra en la imagen. La clase de cuenta solo puede ser modificada por el responsable de la misma y por el responsable comercial.

Extendida

La pestaña ‘Extendida‘ permite incorporar información importante de la empresa, utilizando texto enriquecido para marcar aspectos importantes del texto, en un espacio ilimitado. Es en esta sección donde debemos explicar cualquier aspecto que deseemos recordar de la cuenta.

En esta pestaña se recoge, además, información sobre los siguientes campos: Potencial de compra y Prioridad. Estos dos campos se explican en las oportunidades y hacen referencia a valores subjetivos sobre la cuenta.

La cuenta contable de la cuenta se puede asociar aquí si se dispone de una. En el caso de que sea cliente y proveedor, solo podremos asociar una cuenta.

El sector hace referencia a ‘Sectores de actividad‘ según nomenclatura CNAE, sin ser utilizado para ningún objetivo fiscal. Su funcionalidad es disponer de una agrupación de empresas que nos permite realizar búsquedas mas adecuadas en el futuro.

El Tipo es una agrupación libre que se puede configurar como desee la empresa. Así como el CNAE es una lista preinstalada, el Tipo está en blanco y es la propia empresa la que la va creando según le interese.

Contactos

La pestaña ‘Contactos‘ muestra diferentes personas que han sido asociadas a la cuenta principal en forma de contacto. El contacto es cualquier persona física que se relaciona con una cuenta.

Así, dentro de una empresa, podemos contactar con infinidad de personas diferentes que iremos dando de alta como contactos. Como hemos visto anteriormente, se pueden gestionar los correos electrónicos con cada contacto de forma individual.

Productos

La pestaña de productos relaciona todos los productos que una cuenta ofrece como proveedor a la empresa. Iremos asociando esos productos con la ficha según nos interese.

Homologación La homologación forma parte del sistema de Gestión de la Calidad y es allí donde acudiremos para saber cómo debemos actuar para homologar a un proveedor, donde daremos de alta los criterios, pero es en la ficha donde realizaremos la homologación.La homologación solo pueden realizarla dos roles: Gestión de la Calidad y Responsable de Gestión de la Calidad.

Incluiremos en la ficha los criterios que se han determinado para la homologación e iremos puntuando directamente en la ficha.

Este icono nos indica que el proveedor ha sido homologado. Lo encontraremos en la ficha y en los listados de proveedores. Si encontramos el mismo icono en gris, nos indica que el proveedor no ha sido homologación.

Satisfacción La satisfacción de nuestros clientes es otro elemento importante de nuestro Sistema de Gestión de la Calidad. Como en el caso de la homologación, solamente los roles de calidad (Gestión de la Calidad y Responsable de Gestión de la Calidad) pueden modificar los valores de satisfacción de los clientes.

Este icono nos indica que el cliente ha respondido al cuestionario de nuestro sistema de evaluación de la satisfacción. Lo encontraremos en la ficha y en los listados de clientes, con su valoración media, como muestra la imagen anterior. Si encontramos el mismo icono en gris, nos indica que el cliente no ha informado del grado de satisfacción con nuestra empresa.

Procesos

La pestaña de ‘procesos‘ muestra todas las peticiones en las que aparece la cuenta y desde ahí se puede acceder a cada una de ellas.

Los procesos están agrupados en tres bloques: Reclamaciones realizadas por esa cuenta, Incidencias relacionadas de alguna forma con la cuenta y el resto, ordenado por fechas en orden decreciente (de más nuevo a más antiguo).

Documentos

La pestaña ‘Documentos‘ muestra todos los documentos que han sido asociados a la cuenta. La asociación se realiza desde la pestaña ‘Datos básicos‘. Cada trabajador verá los documentos según el nivel de seguridad con el que hayan sido subidos al Sistema de Gestión Documental.

Correos

La pestaña ‘Correos‘ muestra todos los correos enviados y recibidos en la empresa y que están relacionados con la cuenta. Para que funcione esta utilidad tiene que estar configurado Outlook como servidor de correo.

Desde la propia pestaña podemos acceder a cada correo pulsando sobre el hipervínculo. Se nos muestra el correo como vemos en la siguiente imagen.

Seguimiento

La pestaña de ‘Seguimiento‘ nos muestra por un lado información de la oportunidad relacionada y por otro las acciones que no se registran como peticiones pero que pueden ser interesantes, inlcuso cronológicamante si anotamos la fecha en la que hicimos la acción de seguimiento.

El segumiento está diseñado para hacer anotaciones que no precisan ser utilizadas como peticiones.

Facturas

En el caso de que la cuenta sea un cliente, nos aparecerá una nueva pestaña de ‘Facturas‘ en la que se nos mostrará el histórico de facturas, así como el importe pendiente de pago.


Para más información sobre Gestión de cuentas, puedes acceder a los enlaces que figuran a continuación:

Ficha de trabajador Ficha de cuenta Tipos de cuenta
Sectores de actividad Alta de persona física Alta de empresa
Alta rápida Buscar cuentas Buscar contactos
Seguimiento de cuentas Importación de cuentas